Que apresentação linda, mas o que eu faço com esses dados?
Conselhos para apresentar informações que influenciam e transmitir uma história que todos gostariam de ouvir.
Conversas no Corredor é uma newsletter onde compartilho os conselhos que eu gostaria de ter ouvido durante um café com meus gestores — diretos, práticos e longe dos manuais corporativos.
Quando falamos de dados, todo mundo gosta daqueles dashboards ou apresentações que parecem da Nasa.
Quem nunca desejou ter ou fazer um painel de visualização de dados todo aesthetic? Ou então montar aquela apresentação cheia de indicadores visuais digna de um lançamento de foguete?
Na prática, é assim: horas de trabalho construindo um material bonito, responsivo, cheio de filtros, métricas, gráficos de linha, pizza, colunas, e quando finalmente está no ar... ninguém acessa ou entende.
O problema não é o meio, e sim a mensagem. A questão-chave está em não responder a nenhuma pergunta que a audiência realmente gostaria de ouvir.
Por isso, na conversa no corredor desta semana, trarei alguns conselhos de como apresentar informações de forma interessante e transmitir uma história que todos gostariam de ouvir.
Crie dashboards e apresentações que não só informam, mas influenciam.
Pega um café e vem comigo!
O dashboard de enfeite
Um projeto praticamente pessoal que fiz questão de implementar, quando estava na liderança de uma área de dados comerciais, foi a implementação de um dashboard com dados de vendas.
A empresa passava por um período de transição, e o time comercial estava usando planilhas de Excel para monitorar suas informações.
Nesse projeto, começamos olhando os relatórios usados pelo CEO, pensando nas métricas importantes para a direção, replicando os KPIs "clássicos".
Depois de semanas, entregamos o painel de vendas completo. Tinha todos os dados de vendas, gráficos e tabelas prontos para uso.
Logo na primeira semana, menos de 10% do time estava acessando.
“Uai, mas não era isso que o time de vendas queria?”
Depois de algumas conversas com vendedores, pedindo feedback honesto, percebemos uma questão.
A pergunta não era "o que o CEO precisa ver ou o formato oficial de report?", mas sim: "O que um vendedor precisa ver para bater a meta da semana?"
Fizemos um plano de ajustes conforme recebíamos feedbacks e mudamos o jogo.
Em vez de mais features, fizemos mais perguntas. Conversamos com os vendedores. Queríamos entender a rotina, a pressão da sexta-feira, o que eles anotavam no caderno e o que conferiam no WhatsApp com o gestor.
Descobrimos que eles não queriam saber a média do mês, queriam saber quanto faltava para bater a meta da semana. E queriam isso rápido, sem fazer três contas de cabeça.
Eles queriam um painel que dissesse, de forma direta e objetiva, se estavam indo bem ou se precisavam correr.
Esse processo mudou completamente nossa abordagem.
Paramos de pensar como desenvolvedores e começamos a pensar como usuários que precisam tomar decisões rápidas.
Nos colocamos na posição do vendedor e não do analista de dados.
A partir disso, o dashboard mudou. Virou ferramenta de trabalho real. As visualizações ficaram mais simples e as métricas, mais acionáveis.
E, pela primeira vez, vimos o número de acessos subir. O pessoal estava usando e pedindo melhorias porque finalmente fazia sentido.
O dashboard deixou de ser um produto de vitrine e virou parte da rotina de vendas.
O que faltava era narrativa
Algumas áreas de suporte, que produzem dados e informações para outras, vivenciam diariamente uma questão entre necessidade e utilidade.
Elas possuem processos e padrões de informações que muitas vezes não conversam com as áreas que precisam desses dados.
Vejo que as interações são bem-sucedidas quando percebem que a questão é sobre utilizar os dados para contar uma história e, com base nela, tomar uma decisão.
Informar por informar não gera resultado.
Trabalhar com dados é aprender a fazer a pergunta certa. E a pergunta certa vem do campo, não da torre de controle.
Eu sempre digo: precisamos entender para atender!
Você pode ter todos os dashboards do mundo, mas se eles não estiverem alinhados com a necessidade real de quem está na ponta, são só gráficos bonitos ocupando espaço.
Ao longo da minha carreira, seja lendo ou apresentando informações, aprendi a detectar alguns pontos que sinalizam sua utilidade:
É mais fácil usar o Excel do que abrir seu dashboard ou apresentação.
Os nomes das métricas precisam ser explicados ("O que significa CAC no consolidado YoY?").
Os gráficos bonitos ajudam a tomar alguma decisão.
A única pessoa que acessa e entende é quem criou ou apresentou.
Se algum desses sinais apareceu aí, então temos um alerta vermelho. Você está comunicando números, mas eles não estão sendo usados para a tomada de decisão.
“O usuário que não sabe usar…” — será mesmo?
Os usuários ignoram não porque são preguiçosos, mas porque não encontram utilidade. Informação sem utilidade é ruído. E ruído, no dia a dia corrido, é automaticamente descartado.
É natural pensarmos que o outro não entendeu nossa mensagem quando há algum ruído na comunicação. Por isso, ter inteligência emocional é perceber o nosso papel nesse diálogo.
A seguir apresento algumas reflexões que devemos fazer ao criar dashboards ou apresentações que contenham muitas informações:
Assuma que você está cego. O que você acha útil pode não fazer sentido para o usuário. Você vê o modelo de dados, e ele vê uma meta por cumprir. A distância entre essas visões é onde mora o problema.
Converse com quem vai usar. Pergunte como tomam decisões, o que precisam saber para agir. Observe a rotina, os rituais e os hábitos reais. Às vezes, a resposta está numa planilha paralela que eles preenchem porque o dashboard oficial não resolve.
Traduza metas em métricas. Se a meta é semanal, mostre o quanto falta para atingi-la. Se é por cliente, não faça por região. Um número fora de contexto é só um número. Mas um número alinhado à meta é um gatilho de ação.
Reduza o atrito. Um bom dashboard é aquele que responde a uma pergunta sem obrigar o usuário a pensar muito: zero atrito, três cliques no máximo. Tudo o que exigir esforço cognitivo será deixado para depois. E esse depois, a gente conhece, raramente chega.
Conte uma história. Use gráficos que comparam, revelam ou facilitam. Não transforme tudo em tabela densa. Um bom gráfico é como um outdoor: comunica em 3 segundos. Se precisa de legenda longa, está errado.
Dado bom é dado que vira ação
E dado que vira ação é aquele que aparece na hora certa, do jeito certo, para a pessoa certa.
Clareza operacional é o ativo mais subestimado nas empresas. E informações bem-estruturadas entregam exatamente isso.
Tem um erro comum que vejo muito: colocar contexto demais na introdução.
Começar a apresentação explicando a origem dos dados, os filtros aplicados, as regras de negócio.
Isso pode até ser relevante, mas depende muito do público e do contexto.
A menos que seu público seja técnico, você está pedindo que as pessoas guardem um monte de informação antes de saber para que ela serve.
É como abrir um filme com 10 minutos de introdução sobre a história da família do protagonista. Se ninguém se importou com ele ainda, por que vão se importar com a genealogia?
Seja certeiro
Na maioria das vezes, as pessoas não precisam de um cockpit de foguete.
Elas precisam de um velocímetro que diga: “Você está indo bem” ou “Você vai bater no poste”.
O erro não está nos dados, e sim na forma como os mostramos. Não precisamos de mais informações quando a mensagem é relevante.
Seja um dashboard ou uma apresentação, o valor está em traduzir complexidade em clareza. A chave é transformar número em direção e informação em decisão.
Toda escolha de dado é uma escolha de narrativa: Você quer mostrar o quê? Para quem? Para provocar qual mudança?
Na próxima vez que for abrir seu BI, ou montar sua apresentação, lembre-se desta cena:
Na outra ponta, alguém vai olhar para tudo aquilo e pensar:
“Isso vai me ajudar agora?”
Se a resposta for não, volte uma casa. O trabalho ainda não acabou, feche o Excel e abra uma conversa. É assim que uma boa história com dados começa.
Quer se aprofundar mais sobre o tema?
Recomendo o livro Storytelling com dados. O livro reúne dicas em um guia fácil de ler, com exemplos excelentes que qualquer um pode aprender para estimular a tomada de decisão mais inteligente.
Fazer uma apresentação ininteligível me parece trabalho de uma pessoa tão imersa em seu setor que nem entende que os demais não possuem tal vocabulário técnico e não se importam com informações que não agregam ali na prática.
Ótimo texto e agradeço a recomendação do livro!